Management assistant

Functie

In deze functie ben je de spin in het netwerk van jonge en ambitieuze startups. Je bent verantwoordelijk voor werkzaamheden op het gebied van receptie, facilitaire dienstverlening en secretariaat. U verwerkt en verspreidt post, beantwoordt inkomende oproepen en u ontvangt bezoekers. U kunt de voorraad bewaken en ervoor zorgen dat nieuwe materialen tijdig worden besteld in alle facilitaire diensten, kantoorartikelen, EHBO-artikelen … van het hoofdkantoor en andere vestigingen.

Je verricht secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van veel medewerkers en veel gecentraliseerde ondersteunende taken. U kunt zelf achterhalen waar het probleem zit en eventueel bijsturen. Je beheert de agenda, organiseert vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen, etc., en coördineert met alle betrokken partijen. Je volgt de lopende werkzaamheden van interne en externe projecten op. Je ondersteunt het opstellen van offertes en zorgt ervoor dat het boekhoudkundig beheer geactualiseerd wordt. Dit kan in het Nederlands, Frans en Engels. Op lange termijn denk je strategisch mee met zaakvoerders, collega’s en klanten. Diverse en interessante taken.

Jobgerelateerde competenties:

  • Kantoor management
  • Mailbox- en kalenderbeheer
  • Voorraadbeheer en facturen. Basiskennis Boekhouden.
  • Opstellen en redigeren van communicatie
  • Organiseer kleine evenementen voor klanten of leveranciers
  • Klantenservice: schriftelijk en telefonisch
  • HR management
  • Facilitaire dienstverlening
  • logisch denken

Aanbod

  • Vast werk met vaste werktijden (38 of 30 uur), gericht op de balans tussen werk en privé.
  • De kans om te groeien in een jong en ambitieus bedrijf.
  • Creëer een goede werksfeer met open communicatie in een informeel bedrijf
  • Competitief salarispakket, extralegale voordelen kunnen worden aangepast aan uw behoeften

Jouw profiel

Het is essentieel om onze klanten vertrouwen te geven. Je bent ook loyaal aan het bedrijf.

Kennis en ervaring – Je hebt een bachelordiploma of enige specifieke ervaring met het omgaan met projecten. Moet kennis hebben van boekhoud- en kantoorsoftware. Je bent erg geïnteresseerd in de wasindustrie, of je bent niet bang om deze te bestuderen.

Nieuwsgierigheid en werkplezier – je bent heel accuraat en kijkt graag goed naar de laatste details in het dossier. Er is geen enkel detail dat u kunt bespioneren Werk bovendien altijd gestructureerd te werk, ook al moet je meerdere projecten tegelijk opvolgen. Je bent flexibel.

Teamspeler-mensen bij elkaar brengen en aan het werk krijgen, maakt deel uit van je rol. Je hebt empathie en kunt jezelf in andermans schoenen verplaatsen. Sterke communicatieve vaardigheden zijn ook belangrijk.

Creatieve probleemoplosser-probleem? geen probleem! Als er een probleem is, stopt u niet, maar zoekt u zelfstandig naar innovatieve oplossingen. Je houdt wel het uiteindelijke doel voor ogen. Dit is een probleem voor zowel interne als externe klanten. Als een proces niet de optimale bedrijfstoestand bereikt, kunt u het initiatief nemen om het probleem op te lossen.

Talenkennis – Je spreekt vloeiend Nederlands, Frans en Engels. Italiaans kennen is een extra troef.

Planning en organisatie zijn uw tweede natuur. U kunt onafhankelijke beslissingen nemen binnen een afgesproken kader.

Contact houden, creatief denken (creativiteit), plannen (= organisatie), klantgericht, hecht team samenwerken, accuraat en sexy, in staat om zich aan veranderende omgevingen aan te passen (flexibiliteit), omgaan met druk, zelfstandig werken, de regels volgen En overeenkomst

Schrijf en bewerk brieven, rapporten, notities, …, voer bestanden in, verwerk brieven en beheer e-mails, organiseer afspraken en plannen voor hoofden of medewerkers, filter oproepen en bezoekers, verwerk en volg bestanden (compileren, samenvatten, bijwerken) bestanden. ..), ontwikkelen en updaten van tools voor monitoring van activiteiten en situatieoverzichten, De overdracht van hoofden of teamleden organiseren, vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigen, documenten voorbereiden, kamers boeken, enz.), Communicatieactiviteiten en evenementen plannen en organiseren, interne en externe verwerkings- en leveringsbeslissingen, servicebeschrijvingen, contracten, professionele informatie en regelgeving bijwerken Archivering en archivering van documenten, administratieve opvolging van personeelsdossiers, organisatie van rekruterings- en opleidingslogistiek, bestellen van materialen, accessoires en verbruiksgoederen en controle van levering 

Geen specifieke leervereisten

https://www.vindazo.be/vacatures/secretariele-ondersteuning.html